PLM-Systemauswahl strukturiert durchführen

Methodisches Vorgehensmodell zur Auswahl einer PLM-Lösung – von der Anforderungsdefinition über Workshops und Bewertung bis zur fundierten Systementscheidung.

Ausgangslage – Warum Systemauswahlen scheitern

Viele Unternehmen vergleichen Funktionen, statt ein klares Zielbild zu definieren. Eine PLM-Systemauswahl ist eine strategische Investitionsentscheidung mit langfristiger Wirkung auf Organisation, Prozesse, Datenstruktur und Systemarchitektur.

Typische Ursachen

  • Fokus auf Funktionen statt auf Zielarchitektur
  • Unklare Verantwortlichkeiten zwischen Fachbereich und IT
  • Kein belastbares PLM-Konzept vor der Auswahl
  • Unstrukturierte Anbieterpräsentationen
  • Fehlende Bewertungslogik
  • Politische Einzelinteressen statt sachlicher Kriterien

Risiken

  • Entscheidung nach Demo-Eindruck
  • Fehlende Vergleichbarkeit
  • Projektabbrüche oder teure Nachbesserungen

Eine professionelle Evaluation beginnt nicht mit Anbietern, sondern mit Klarheit über Prozesse, Datenlogik und Governance.

Zielbild – Was eine professionelle Evaluation leisten muss

Fachlich Technisch Wirtschaftlich
Klare Use Cases Architektur-Validierung Investitions-Transparenz
Priorisierte Anforderungen Integrationsfähigkeit Total Cost of Ownership
Governance-Fähigkeit Skalierbarkeit Projektaufwand realistisch

Methodischer Ablauf – Das strukturierte Vorgehen

Transparente Methodik schafft Vertrauen.

Phase 1 – Zieldefinition

In Phase 1 wird die strategische Zielsetzung präzisiert, der Scope sauber abgegrenzt und die relevanten Stakeholder definiert. Ziel ist ein gemeinsames Verständnis, was erreicht werden soll – und was bewusst nicht Teil der Evaluation ist.

Phase 2 – Anforderungsmodell

Auf Basis konkreter Use Cases wird ein belastbares Anforderungsmodell erstellt. Muss- und Soll-Kriterien werden getrennt, konsolidiert und in eine Bewertungsmatrix überführt, die später eine nachvollziehbare Vergleichbarkeit sicherstellt.

Phase 3 – Longlist → Shortlist

Der Markt wird strukturiert gesichtet und die Longlist entlang der Bewertungslogik eingegrenzt. Anbieter werden anhand definierter Kriterien bewertet, sodass eine fundierte Vorauswahl entsteht, die den Fokus auf realistische Optionen lenkt.

Phase 4 – Detailbewertung

In fachlichen Workshops werden Prozesse, Datenlogik und Governance konkretisiert und gegen die Shortlist geprüft. Referenzbesuche sowie System-Demos mit einem festen Bewertungsraster sorgen dafür, dass Eindrücke reproduzierbar und vergleichbar bleiben.

Phase 5 – Entscheidungsgrundlage

Die Ergebnisse werden in einem Bewertungsbericht konsolidiert und um eine Investitionsbewertung ergänzt. Daraus entsteht eine managementtaugliche Entscheidungsgrundlage, die eine klare, dokumentierte Systementscheidung ermöglicht.

Bewertungslogik – Vergleichbarkeit herstellen

Vergleichbarkeit entsteht nicht durch Einzelbewertungen oder Demo-Eindrücke, sondern durch eine strukturierte Bewertungsarchitektur.

Alle Systeme werden entlang identischer Kriteriencluster bewertet.
Die hier dargestellte Tabelle zeigt die konsolidierte Management-Sicht der Evaluation.

Sie ist das verdichtete Ergebnis mehrstufiger Detailbewertungen.

Konsolidierte Bewertungsübersicht (Beispielstruktur)

Kriteriencluster System A System B System C
Prozesse & Use Cases
Datenmodell & xBOM-Fähigkeit
Integrationen (ERP, CAD, MES)
Architektur & Cloud-Strategie
Governance & Lifecycle
Anbieter-Organisation
Wirtschaftlichkeit

Bewertungsarchitektur im Hintergrund

Die dargestellte Tabelle ist nicht die operative Bewertungsmatrix, sondern deren Verdichtung.

Im Detail umfasst die Evaluation unter anderem:

  • Strukturierte Use-Case-Matrizen je Fachbereich
  • Gewichtete Einzelanforderungen
  • Bewertung technischer Architekturmerkmale
  • Integrations- und Schnittstellenanalysen
  • Wirtschaftlichkeitsbetrachtung inklusive Szenarien
  • Dokumentierte Bewertungsbegründungen

Jeder Kriteriencluster aggregiert mehrere Unterbewertungen.
Beispiel: „Prozesse & Use Cases“ basiert auf detaillierten Use-Case-Matrizen mit individueller Gewichtung je Unternehmensziel.

Grundprinzipien der Bewertung

  • Einheitliche Kriterien für alle Anbieter
  • Strategisch abgeleitete Gewichtung
  • Dokumentierte Bewertungslogik
  • Nachvollziehbare Aggregation
  • Reproduzierbarkeit der Entscheidung

Keine isolierte Punktespielerei.
Die Gewichtungen und Aggregationsmechanismen werden transparent hergeleitet und dokumentiert.

Abgrenzung – Rolle und Mandat

Die PLM-Systemauswahl ist eine strategische Investitionsentscheidung.
Die Rolle im Prozess muss daher klar definiert sein.

Kein

  • Lizenzvertrieb oder Systemverkauf
  • Anbieterprovision oder indirekte Vergütungsmodelle
  • Vorab-Festlegung auf bestimmte Lösungen

Stattdessen

  • Anbieterneutrale Moderation der Evaluation
  • Methodisch strukturierter Auswahlprozess
  • Dokumentierte und nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage

Die Verantwortung liegt in der Strukturierung, Bewertung und Entscheidungsarchitektur – nicht im Vertrieb von Software.

Ergebnis & Nutzen

1. Belastbare Entscheidungsgrundlage

Strukturiert dokumentierte Bewertung, inklusive Gewichtung, Begründung und Management-Zusammenfassung.

2. Reduziertes Projektrisiko

Frühe Klärung von Architektur, Integrationsfähigkeit und Governance reduziert spätere Einführungsrisiken.

3. Wirtschaftlich nachvollziehbarer Business Case

Transparente Bewertung von Lizenzmodellen, Implementierungsaufwand, Betriebsmodell und Folgekosten.

4. Hohe Akzeptanz bei Fachbereich und IT

Einbindung der relevanten Stakeholder im Bewertungsprozess schafft Transparenz und Tragfähigkeit der Entscheidung.

Systemauswahl professionell absichern

Eine strukturierte Evaluation reduziert Investitionsrisiken und schafft Entscheidungs­sicherheit.

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